APUNTES No. 2
POR RODRIGO MEJIA
SOCIEDADES EN COLOMBIA
Como aclaramos en nuestros apuntes No. 1, la contabilidad la necesitamos todos, como personas naturales o personas jurídicas.
LAS PERSONAS NATURALES, son todas aquellas que tienen cedula, pasaporte o cedula extranjería y nacemos con un registro de nacimiento.
LAS PERSONAS JURIDICAS, son aquellas formadas por una persona natural o grupo de ellas, que se reúnen, con el fin de crear una organización, cuya actividad puede ser comercializar, producir, prestar servicios, hacer asistencia social, administrar, prestar asesoria, etc.
1. Al reunirse esas personas naturales, para crear una persona jurídica, determinan:
• Objetivo social
• Domicilio legal de la persona jurídica
• Tiempo de duración
• Como se administra
• Como funcionan las áreas de su administración
• Que cualidades deben tener sus representantes
• El capital
• Las funciones de sus principales funcionarios
• Fechas de presentación de estados financieros
• Distribución de utilidades
• Forma de la toma de decisiones
• Forma de venta o transferencia de los títulos de capital, etc.
Todo esto lo registran en un acta de la reunión de SOCIOS que luego en una notaria se convierte en una ESCRITURA, de los estatutos de la empresa.
2. Con esa escritura, se registra en la cámara de comercio, del lugar de domicilio, que legaliza la existencia de LA PERSONA JURIDICA, con una MATRICULA MERCANTIL y que garantiza la expedición de un CERTIFICADO DE EXISTENCIA Y REPRESENTACION, cada vez que sea requerido, para contratos u otros fines.
3. Con la matricula mercantil y el certificado de existencia y representación, en la Direccion de Impuestos Nacionales (DIAN) obtiene un REGISTRO UNICO TRIBUTARIO RUT, que lo convierte en contribuyente de la nación, por los impuestos nacionales, tales como renta, IVA, timbre , remesas o impuestos de ganancias ocasionales; sobre el patrimonio, aduanero, etc.
4. Obtendrá también un registro de impuestos (RIT) en el municipio en el cual esta su domicilio , que lo matricula en el régimen de los impuestos distritales o municipales como son: industria y comercio ICA, predial, vehículos y otros de carácter municipal
5. Al realizar los anteriores registros y matriculas, tendrá que cumplir con las obligaciones fijadas en el Código de comercio , para los comerciantes (ART.19) que son:
• Inscribir los libros oficiales, como son actas de reuniones de socios, los libros de contabilidad ; diario, mayor y balance e inventarios
• Llevar una contabilidad regular, cumpliendo con los principios de contabilidad generalmente aceptados Conservar el archivo de los negocios
• Denunciar ante jueces la cesación de pagos
• Abstenerse de ejecutar actos de competencia desleal
Estas personas jurídicas, pueden constituirse y clasificarse, según su ACTIVIDAD en;
• Agropecuarias
• Mineras
• Financieras
• Industriales
• Comerciales
• De servicio,
• Etc
Según su capital, de
• Capital privado
• Capital oficial
• Mixtas (privado y oficial)
Según su propietarios
• Unipersonal
• Sociedades
Estas últimas pueden ser con fines de lucro:
• Colectivas
• Comanditas
• Comanditas simples
• Comanditas por acciones
• De responsabilidad limitada
• Anónimas
• etc.
Estas sociedades, su parte legal se encuentra a continuación:
SOCIEDAD COLECTIVA
RESPONSABILIDAD DE SOCIOS EN SOCIEDAD COLECTIVATodos los socios de la sociedad con nombre colectivo responderán solidaria e ilimitadamente por las operaciones sociales.
Cualquier sociedad mercantil podrá formar parte de sociedades colectivas.
Todo socio deberá obtener autorización expresas de sus consocios para:
1. Ceder total o parcialmente su interés en la sociedad
2. Delegar en un extraño las funciones de administración o de vigilancia de la sociedad
3. Explotar por cuenta propia o ajena, directamente o por interpuesta persona, la misma clase de negocios en que se ocupe la compañía
4. Formar parte de sociedades por cuotas o partes de intereses, intervenir en su administración o en las compañías por acciones que exploten el mismo objeto social
El socio que retire cualquier clase de bienes de la sociedad o que utilice la firma social en negocios ajenos a ella, podrá ser excluido de la compañía.
El interés social podrá darse en prenda mediante instrumento público o documento privado reconocido legalmente
La cesión del interés social se tendrá como una reforma del contrato social.
Las reuniones de la junta de socios y las decisiones de la misma se sujetaran a lo previsto en el contrato social.
LA RAZON SOCIALSe formara con el nombre completo o el solo apellido de alguno o algunos de los socios seguido de las expresiones “y compañía” “hermanos” “e hijos”, u otras análogas.
La muere de un socio cuyo nombre o apellido integre la razón social, no impide que la sociedad siga utilizándolo cuando continué con los herederos
La razón o firma social solo podrá ser utilizada por las personas facultadas para representar a la sociedad.
ADMINISTRACION Y REPRESENTACION DE LA SOCIEDAD COLECTIVALa administración de la sociedad colectiva corresponderá a todos y cada uno de los socios, quienes podrán delegarla en sus consocios o en extraños.
Aun delegada la administración, los socios tendrán derecho de inspeccionar, por si mismos o por medio de representantes.
La transferencia de partes de interés, el ingreso de nuevos socios, así como cualquiera otra reforma estatutaria y la enajenación (venta) de la totalidad o de la mayor parte de los activos sociales, requerirán del voto unánime de los socios o de sus delegados.
Los socios podrán oponerse a cualquier operación propuesta, salvo que se refiera a la mera conservación de los bienes sociales.
Los administradores, sean socios o extraños, al fin de cada ejercicio (cada año) social darán cuenta de su gestión a la junta de socios e informaran sobre la situación financiera y contable de la sociedad.
La sociedad colectiva se disolverá por las causales previstas en el Art. 218 y en especial por las siguientes:
1. Por muerte de alguno de los socios si no se hubiere estipulado su continuación
2. Por incapacidad sobreviviente a algunos de los socios
3. Por declaración de quiebra de alguno de los socios
4. Por enajenación forzada del interés de algunos de los socios a favor de un extraño
5. Por renuncia o retiro justificado de alguno de los socios
El pacto de continuar la sociedad con los herederos de un socio fallecido, solo podrá cumplirse cuando tales herederos tengan la capacidad requerida para ejercer el comercio.
Cuando la sociedad no pudiere continuar con los herederos de un socio fallecido y se hubiere estipulado la continuación con los socios sobrevivientes, deberá liquidarse y pagarse de inmediato el interés de dicho socio por el valor que acuerden las partes.
SOCIEDAD EN COMANDITADISPOSICIONES COMUNES
Se formara siempre entre uno o más socios que comprometen solidaria e ilimitadamente su responsabilidad por las operaciones sociales y otro o varios socios que limitan la responsabilidad a sus respectivos aportes. Los primeros se denominaran socios gestores o colectivos y los segundos socios comanditarios
La razón social se formara con el nombre completo o el solo apellido de uno o más socios colectivos y se agregara la expresión “y compañía” o la abreviatura “S en C.
El capital social se formara con los aportes de los socios comanditarios o con los de estos y los de los socios colectivos simultáneamente.
La administración de la sociedad estará a cargo de los socios colectivos
Los comanditarios no podrán ejercer sus funciones de representación de la sociedad sino como delegados de los socios colectivos y para negocios determinados
El comanditario tendrá la facultad de inspeccionar en cualquier tiempo, los libros y documentos de la sociedad.
Los socios comanditarios podrán ceder sus cuotas en la forma prevista para los socios en la sociedad de responsabilidad limitada
Las acciones que un socio gestor tenga en la sociedad podrán cederse separadamente de las partes de interés que tenga como gestor.
Las utilidades sociales se distribuirán entre los socios gestores y comanditarios en la forma estipulada en el contrato
La sociedad en comandita se disolverá:
1. Por las causales señaladas en el Art 218 de este Código, vencimiento, imposibilidad, reducción de socios, quiebra, decisión de los socios, cierre por autoridades, etc.
2. Por las causales especiales de la sociedad colectiva, cuando ocurran respecto de los socios gestores
3. Por desaparición de una de las dos categorías de socios
El liquidador de una comanditaria será designado con el voto de la mayoría absoluta.
En caso de duda sobre la calidad de un socio, se presumirá que es colectivo.
En las decisiones de la junta de socios cada gestor tendrá un voto, Los votos de los comanditarios se computaran conforme al numero de cuotas o acciones de cada uno.
Las decisiones relativas a la administración solamente podrán tomarlas los gestores.
SOCIEDAD EN COMANDITA SIMPLELa escritura constitutiva de la sociedad en comandita simple será otorgada por todos los socios colectivos con o sin intervención de los comanditarios.
Las partes de interés de los socios colectivos y las cuotas de los comanditarios se cederán por escritura pública
La cesión de las partes de interés de un socio colectivo requerirá de la aprobación unánime de los socios.
Las facultades de inspección y vigilancia interna de la sociedad serán ejercidas por los comanditarios sin perjuicio de que puedan designar un revisor fiscal cuando la mayoría de ellos así lo decida.
Sin perjuicio de lo dispuesto en el Art 338 y salvo estipulación expresa en contrario, las reformas estatutarias se aprobaran por la unanimidad de los socios colectivos y por la mayoría absoluta de votos de los comanditarios y deberán elevarse a escritura publica.
La sociedad en comandita simple se disolverá, también por perdida que reduzca su capital a la tercera parte o menos.
SOCIEDAD EN COMANDITA POR ACCIONESEn el acto constitutivo de la sociedad no será necesario que intervengan los socios comanditarios; pero en la escritura siempre se expresara el nombre, domicilio y nacionalidad de los suscriptores.
No podrá constituirse ni funcionar con menos de cinco accionistas
El capital estará representado en títulos de igual valor
El aporte de industria de los socios gestores no formara parte del capital social.
Al constituirse la sociedad deberá suscribirse por lo menos el cincuenta por ciento de las acciones en que se divida el capital autorizado y pagarse siquiera la tercera parte del valor de cada acción suscrita.
La emisión, colocación, expedición de títulos y negociación de las acciones, se sujetaran a lo previsto para las sociedades anónimas.
Las incompatibilidades y prohibiciones previstas para los administrdores de las sociedades anónimas regirán para los socios colectivos en lo relativo a las negociaciones de acciones, representación y voto en la asamblea.
En las asambleas se seguirán las reglas establecidas para las sociedades anónimas.
La sociedad en comandita por acciones creara una reserva legal que alcanzara por lo menos al cincuenta por ciento del capital suscrito, formado con el diez por ciento de la utilidades liquidas de cada ejercicio.
Se disolverá también cuando ocurra perdida que reduzca el patrimonio neto a menos del cincuenta por ciento del capital suscrito.
SOCIEDAD DE RESPONSABILIDAD LIMITADA.Los socios responderán hasta el monto de sus aportes
El capital social se pagara integralmente al constituirse la compañía, así como el solemnizarse cualquier aumento del mismo
Cuando se compruebe que los aportes no han sido pagados integramente, la Superintendencia deberá exigir, bajo apremio de multas hasta de cincuenta mil pesos, que tales aportes se cobran u ordenar la disolución de la sociedad
Los socios no excederán de veinticinco.
La sociedad girara bajo una denominación o razón social en ambos casos seguida de la palabra “limitada” o de su abreviatura “Ltda.”.
La representación de la sociedad y la administración de los negocios sociales corresponden a todos y cada uno de los socios; estos tendrán además de las atribuciones que señala el Art. 187, las siguientes:
1. Resolver sobre todo lo relativo a las cesión de cuotas, así como a la administración de nuevos socios
2. Decidir sobre el retiro y exclusión de socios
3. Exigir de los socios las prestaciones complementarías o accesorias, si hubiere lugar
4. Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, el representante legal, el revisor fiscal o cualquiera otra persona, que hubiere incumplido sus obligaciones u ocasionado daños o perjuicios a la sociedad.
5. Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda
En la Junta de socios cada uno tendrá tantos votos como cuotas posea en la compañía.
Las reformas estatutarias se aprobaran con el voto favorable de un número plural de asociados que represente cuando menos, el setenta por ciento de las cuotas.
La sociedad llevara un libro de registro de socios, registrado en la Cámara de Comercio, en el que se anotaran el nombre, nacionalidad, domicilio, documento de identificación y número de cuotas que cada uno posea.
Los socios tendrán derecho a ceder sus cuotas.
La cesión de cuotas implicara una reforma estatutaria.
El socio que pretenda ceder sus cuotas las ofrecerá a los demás socios por conducto de representación legal, de la compañía.
Si los socios interesados en adquirir las cuotas discreparen respecto del precio o del plazo, se designaran peritos para que fijen uno u otro.
Si ningún socio manifiesta interés en adquirir las cuotas dentro del termino señalado, ni se obtienen la autorización de la mayoría prevista para el ingreso de un extraño, la sociedad estará obligada a presentar por conducto de su representante legal , dentro de los sesenta días siguientes a la petición del presunto cedente una o mas personas que las adquieran aplicando para el caso las normas señaladas anteriormente.
La cesión de las cuotas deberá hacerse por escritura pública, so pena de ineficacia.
Las cámaras no registraran la cesión mientras no se acredite con certificación de la sociedad el cumplimiento de los prescrito en los artículos 363, 364 y 365 cando sea del caso.
La sociedad continuara con uno o más de los herederos del socio difunto, salvo estipulación en contrario.
Si fueren varios los socios que quisieren adquirir las cuotas, se distribuirán entre ellos a prorrata de las que posean en la sociedad.
Los socios tendrán derecho a examinar en cualquier tiempo, por si o por medio de un representante, la contabilidad de la sociedad, los libros de registro de socios y de actas y en general todos los documentos de la compañía
Además de las causales generales de disolución, la sociedad de responsabilidad limitada se disolverá cuando ocurran pedidas que reduzcan el capital por debajo del cincuenta por ciento o cuando el numero de socios exceda de veinticinco.
LA SOCIEDAD ANONIMASe formara por la reunión de un fondo social suministrado por accionistas responsables hasta el monto de sus respectivos aportes.
No podrá constituirse ni funcionar con menos de cinco accionistas
El capital de la sociedad se dividirá en acciones de igual valor que se representaran en títulos negociables.
Al constituirse la sociedad deberá suscribirse no menos del cincuenta por ciento del capital autorizado y pagarse no menos de la tercera parte del valor de cada acción de capital que se suscriba.
Las acciones podrán ser nominativas o al portador
Cada acción conferirá a s propietario los siguientes derechos:
1. El de participar en las deliberaciones de la asamblea general de accionistas y votar en ella
2. El de recibir una parte proporcional de los beneficios (utilidades) sociales establecidos por los balances de fin de ejercicio, con sujeción a lo dispuesto en la ley o en los estatutos
3. El de negociar libremente las acciones a menos que se estipule el derecho de preferencia a favor de la sociedad o de los accionistas o de ambos
4. El de inspeccionar, libremente los libros y papeles sociales dentro de los quince días hábiles anteriores a las reuniones de fin de ejercicio
5. El de recibir una parte proporcional de los activos sociales al tiempo de la liquidación y una vez pagado el pasivo externo de la sociedad
Los accionistas podrán crearse acciones de goce o industria para compensar las aportaciones de servicio, trabajo, conocimientos tecnológicos, secretos industriales o comerciales, asistencia técnica y, en general, toda obligación de hacer a cargo del aportante.
Los titulares de las acciones de goce o de industria tendrán los siguientes derechos:
1. Asistir con voz a las reuniones de la asamblea
2. Participar en las utilidades que se decreten
3. Al liquidarse la sociedad, participar de las reservas acumuladas y valorizaciones producidas durante el tiempo en que fue accionista en la forma y condiciones estipuladas
Las acciones podrán ser ordinarias o privilegiadas, podrán otorgar a los accionistas los siguientes privilegios:
1. Un derecho preferencial para su reembolso en caso de liquidación hasta concurrencia de su valor nominal
2. Un derecho a que de las utilidades se les destine, en primer término, una cuota determinada, acumulable o no. La acumulación no podrá extenderse a un periodo mayor de cinco años
3. Cualquier otra prerrogativa de carácter exclusivamente económico
La suscripción de acciones es un contrato por el cual una persona se obliga a pagar un aporte a la sociedad de acuerdo con el reglamento respectivo y a someterse a sus estatutos.
Las acciones no suscritas en el acto de constitución y las que emita posteriormente la sociedad serán colocadas de acuerdo con el reglamento de suscripción
El reglamento de suscripción de acciones contendrá:
1. La cantidad de acciones que se ofrezca, que no podrá ser inferior a las emitidas
2. La proporción y forma en que podrán suscribirse
3. El plazo de la oferta; que no será menor de quince días, ni excederá de tres meses
4. El precio a que sean ofrecidas, que no será inferior al nominal
5. Los plazos para el pago de las acciones
Cuando el reglamento prevea la cancelación por cuotas, al momento de la suscripción se cubrirá, por lo menos, la tercera parte del valor de cada acción suscrita
Los accionistas tendrán derecho a suscribir preferencialmente en toda nueva emisión de acciones, una cantidad proporcional a las que posean en la fecha en que se apruebe el reglamento
Aprobado el reglamento por la Superintendencia, dentro de los quince días siguientes, el representante legal de la sociedad ofrecerá las acciones por los medios de comunicación previstos en los estatutos para la convocatoria de la asamblea ordinaria.
El derecho a la suscripción de acciones solamente será negociable desde la fecha del aviso de oferta. Para ello bastara que el titular indique por escrito a la sociedad el nombre del cesionario o cesionarios
Para la colocación de acciones la sociedad deberá obtener previamente autorización de la Superintendecia de Sociedades.
Los suscriptores podrán sanear el acto de suscripción por ratificación expresa o tácita
La autorización indicada en el artículo anterior no podrá otorgarse antes que la sociedad haya obtenido permiso para ejercer su objeto.
Vencido el término de la oferta para suscribir, el gerente y revisor fiscal comunicaran de inmediato a la Superintendencia el número de las acciones suscritas.
Los administradores de la sociedad y sus revisores fiscales incurrirán en las sanciones previstas en el Código Penal para la falsedad en documentos privados, cuando para provocar la suscripción de acciones se den a conocer como accionistas o como administradores de la sociedad a personas que no tengan tales calidades o cuando a sabiendas se publiquen inexactitudes.
La sociedad anónima no podrá adquirir sus propias acciones, sino por decisión de la asamblea con voto favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones suscritas.
Cuando un accionista este en mora de pagar las cuotas de las acciones que haya suscrito, no podrá ejercer los derechos inherentes a ellas.
A todo suscriptor de acciones deberá expedirse por la sociedad el titulo o títulos que justifiquen su calidad de tal
Las acciones serán libremente negociables, con las excepciones siguientes:
1. Las privilegiadas, respecto de las cuales se sujetara a lo dispuesto sobre el particular
2. Las acciones comunes respecto de las cuales se haya pactado expresamente el derecho de preferencia
3. Las acciones de industria no liberadas, que nos eran negociables sino con autorización de la junta directiva o de la asamblea general
4. Las acciones gravadas con prenda, respecto de las cuales se requiera la autorización del acreedor
Los administradores de la sociedad no podrán ni por si ni por interpuesta personal, enajenar o adquirir acciones de la misma sociedad mientras estén en ejercicio de sus cargos
La asamblea general de accionistas ejercerá las funciones siguientes:
1. Disponer que reservas deben hacerse además de las legales
2. Fijar el monto del dividendo, así como la forma y plazos en que se pagara
3. Ordenar las acciones que correspondan contra los administradores, funcionarios directivos o el revisor fiscal
4. Elegir y remover libremente a los funcionarios cuya designación le corresponda
5. Disponer que determinada emisión de acciones ordinarias sea colocada sin sujeción al derecho de preferencia, para lo cual se requerirá el voto favorable de no menos del setenta por ciento de las acciones presentes en la reunión
6. Adoptar las medidas que exigiere el interés de la sociedad
7. Las demás que le señalen la ley o los estatutos y las que no correspondan a otro órgano
Las reuniones ordinarias de la asamblea se efectuaran por lo menos una vez al año, en las fechas señaladas en los estatutos
Toda convocatoria se hará en la forma prevista en los estatutos y a falta de estipulación, mediante a viso que se publicara en un diario de circulación en el domicilio principal de la sociedad.
La asamblea extraordinaria no podrá tomar decisiones sobre temas no incluidos en el orden del día publicado
La asamblea se reunirá en el domicilio principal de la sociedad, el día, a la hora y en el lugar indicados en la convocatoria
La asamblea deliberara con un número plural de personas que represente, por lo menos, la mayoría absoluta de las acciones suscritas, salvo que en los estatutos se exija un quórum diferente.
Lo ocurrido en las reuniones de la asamblea se hará constar en el libro de actas.
El revisor fiscal enviara a la Superintendencia, dentro de los quince días siguientes al de la reunión, copia autorizada del acta de la respectiva asamblea
Las atribuciones de la junta directiva se expresaran en los estatutos. Dicha junta se integrara con no menos de tres miembros y cada uno de ellos tendrá un suplente.
No podrá haber en las juntas directivas una mayoría cualquiera formada con personas ligadas entre si por matrimonio, o por parentesco dentro del tercer grado de consaguinidad o segundo de afinidad o primer civil.
Los principales y los suplentes de la junta serán elegidos por la asamblea general, para periodos determinados y por cuocientes electoral.
La junta podrá ser convocada por ella misma, por el representante legal, por el revisor fiscal o por dos de sus miembros que actúen como principales.
La sociedad anónima tendrá por lo menos un representante legal, con uno o más suplentes, designados por la junta directiva para periodos determinados.
En el registro mercantil se inscribirá la designación de representantes legales mediante copia de la parte pertinente del acta de la junta directiva o de la asamblea.
Al fin de cada ejercicio social y por lo menos una vez al año el treinta y uno de diciembre, las sociedades anónimas deberán cortar sus cuentas y producir el inventario y el balance general de sus negocios.
La junta directiva y el representante legal presentaran a la asamblea, para su aprobación o improbacion, el balance de cada ejercicio (año), acompañado de los siguientes documentos:
1. El detalle completo de las cuentas de pérdidas o ganancias del correspondiente ejercicio social.
2. Un proyecto de distribución de utilidades repartibles con la deducción de la suma calculada para el pago del impuesto sobre la renta
3. El informe de la Junta sobre la situación económica y financiera de la sociedad que contendrá además de los datos contables y estadísticos pertinentes
4. Un informe escrito del representante legal sobre la forma como hubiere llevado a cabo su gestión y las medidas cuya adopción recomiende a la asamblea
5. El informe escrito del revisor fiscal
Los documentos indicados en el Artículo anterior, junto con los libros y demás comprobantes exigidos por la ley, deberán ponerse a disposición de los accionistas en las oficinas de la administración, durante los quince días hábiles que precedan a la reunión de la asamblea
Cuando se trate de sociedades cuyas acciones se negocien en los merados públicos de valores, los balances deberán ser autorizados por un contador publico y publicarse en un periodo que circule regularmente en el lugar o lugares donde funcionen dichos mercados
Al final de cada ejercicio se producirá el estado de pérdidas y ganancias (resultados)
Para determinar los resultados definitivos de las operaciones realizadas en el respectivo ejercicio
Se repartirán entre los accionistas las utilidades aprobadas por la asamblea, justificadas por balances fidedignos y después de hechas las reservas legal, estatutaria y ocasionales.
Las sociedades anónimas constituirán una reserva legal que ascenderá por lo menos al cincuenta por ciento del capital suscrito, formada con el diez por ciento de las utilidades liquidas de cada ejercicio
Las reservas estatutarias serán obligatorias mientras no se supriman mediante una reforma del contrato social
Las perdidas se enjugaran con las reservas que hayan sido destinadas especialmente para este propósito y en su defecto con la reserva legal.
La sociedad anónima se disolverá:
1. Por las causales indicadas en el articulo 218
2. Cuando ocurran perdidas que reduzcan el patrimonio neto por debajo del cincuenta por ciento del capital suscrito
3. Cuando el noventa y cinco por ciento o mas de las acciones suscritas llegue a pertenecer a un solo accionista